Oppsigelse på grunn av dårlig arbeidsutførelse – Hva kreves for lovlighet og riktig prosess

Oppsigelse på grunn av dårlig arbeidsutførelse kan være en utfordrende prosess. For at oppsigelsen skal være lovlig, stilles det strenge krav i arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver må dokumentere svikten, gi tilbakemeldinger og sørge for en korrekt prosess.

I denne artikkelen ser vi på hva som kreves for at en oppsigelse på bakgrunn av dårlig arbeidsytelse skal være lovlig, hvilke rettigheter begge parter har, og hva arbeidsgivere bør være oppmerksomme på for å unngå feil.

Dalan Advokatfirma DA bistår mange arbeidsgivere med slike prosesser. Kontakt oss via e-post på jervell@dalan.no eller post@dalan.no, chat eller telefon for profesjonell bistand.

Hva regnes som «dårlig arbeidsutførelse»?

Dårlig arbeidsutførelse refererer til situasjoner der en ansatt ikke presterer på det nivået som en arbeidsgiver med rimelighet kan forvente. Dette kan omfatte flere ulike former for svikt, som for eksempel lav effektivitet, manglende leveranser, dårlig samarbeid eller manglende tilpasning til endringer i arbeidsoppgavene. Når slike problemer vedvarer, kan det gi grunnlag for oppsigelse, men det er viktig at arbeidsgiver følger de riktige prosessene og har god dokumentasjon.

For at en oppsigelse på bakgrunn av dårlig arbeidsutførelse skal være lovlig, må prestasjonen ligge markert under det som kan forventes av arbeidstakeren. Arbeidsgiver må ha kommunisert tydelig hva som forventes, og arbeidstakeren må ha fått muligheten til å forbedre seg.

Praktiske eksempler på dårlig arbeidsutførelse kan være:

• Kvalitetsproblemer: Hyppige og grunnleggende feil i arbeidet som påvirker sluttresultatet, for eksempel en regnskapsfører som konsekvent gjør feil i regnskapene som kan føre til økonomiske tap, eller en designer som leverer grafikk som ikke møter de estetiske kravene som er satt av kunden eller prosjektleder.
• Lav produktivitet: Når en ansatt ikke leverer som forventet i forhold til fastsatte mål, for eksempel en salgsansatt som ikke når sine salgsmål på tross av tilstrekkelig muligheter, eller en prosjektleder som ikke klarer å fullføre prosjekter innenfor de gitte tidsrammene og budsjettene.
• Manglende engasjement: Ansatte som viser liten eller ingen interesse for sitt arbeid, for eksempel ved å gjøre bare det nødvendige minimum, unngå nye utfordringer eller ikke ta ansvar for oppgaver uten at det er uttrykkelig forespurt. Dette kan også inkludere en holdning som demotiverer kollegaer, som å være negativ til endringer eller vise passivitet i møter og diskusjoner.
• Mangler ved kompetanse: Utilstrekkelige ferdigheter eller manglende kompetanse til å utføre arbeidsoppgavene, for eksempel en programvareutvikler som ikke kan håndtere nødvendige verktøy for prosjektet, eller en medarbeider som nekter å lære seg nye IT-systemer som er nødvendige for stillingen, til tross for tilbud om opplæring.
• Samhandlingsutfordringer: Når en ansatt har vanskeligheter med å samarbeide med andre, enten ved å isolere seg fra teamet eller ved å unngå kommunikasjon som er nødvendig for god informasjonsflyt. Dette kan være en ansatt som konsekvent unngår å delta i teammøter, eller som ikke deler viktig informasjon med kolleger, noe som kan føre til ineffektivitet eller misforståelser i prosjektarbeid.
• Regelbrudd og uprofesjonell adferd: Når en ansatt regelmessig bryter interne retningslinjer eller viser uprofesjonell atferd som påvirker arbeidsmiljøet, som å ta lange pauser uten grunn, unngå ansvarsområder eller vise respektløshet overfor kollegaer og ledere. Et eksempel kan være en ansatt som gjentatte ganger overskrider arbeidstid uten godkjenning, eller som bruker arbeidstiden på aktiviteter som ikke er relevante for jobben.

For at en oppsigelse skal være saklig, må arbeidsgiver kunne dokumentere at disse problemene er vedvarende, og at arbeidstakeren har fått tilstrekkelig mulighet til å rette opp forholdene, for eksempel gjennom tilbakemeldinger, opplæring eller veiledning.

Terskelen for oppsigelse

For at en oppsigelse på bakgrunn av dårlig arbeidsutførelse skal være lovlig, må arbeidsgiver kunne dokumentere at prestasjonene ligger markert under hva som rimelig kan forventes. Arbeidsgiver må følge arbeidsmiljølovens krav om saklighet og forsvarlig prosess. Terskelen for oppsigelse er høy, og det er flere momenter som må vurderes i en helhetlig vurdering, blant annet:

• Alvorlighetsgrad av svikten:

En enkeltstående feil er som klar hovedregel ikke tilstrekkelig. Svikt bør ofte ha vært gjentakende eller pågått over tid.

1. Eksempel 1 (Generelt): En ansatt som kontinuerlig leverer arbeid med feil eller mangler som forårsaker forsinkelser i prosjektleveranser, til tross for flere tilbakemeldinger og muligheter for forbedring.
2. Eksempel 2 (Selger): En selger som konsekvent ikke når sine salgsmål, til tross for at vedkommende har fått opplæring, støtte og tydelige og realistiske målsettinger.

• Tydelig kommunikasjon og mulighet for forbedring

Før en oppsigelse vurderes, må arbeidsgiver sikre at arbeidstakeren har fått mulighet til å forbedre seg. Det er ikke alltid nødvendig med detaljerte tilbakemeldinger, spesielt når feil er så grunnleggende at de er selvforklarende. Arbeidsgiver bør kunne dokumentere at arbeidstakeren har fått støtte og muligheter for utvikling, som opplæring eller veiledning, dersom det er nødvendig for å rette opp prestasjonsproblemene..

1. Eksempel 1 (regnskapsfører): En regnskapsfører som får tilbakemelding på manglende nøyaktighet, med tilbud om videre opplæring som ikke tas imot, og som fortsetter å gjøre feil som påvirker selskapets økonomiske rapportering.
2. Eksempel 2 (prosjektleder): En prosjektleder som får flere advarsler om forsinkelser i prosjektleveranser, men ikke forbedrer seg etter at spesifikke mål og tidsfrister.
3. Eksempel 3 (lagerarbeider): En lagerarbeider som får tilbakemelding på dårlig organisering av varer på lageret, og tilbys opplæring i bedre logistikkpraksis, men som fortsatt ikke leverer tilfredsstillende etter flere måneders oppfølging.

• Feilenes konsekvenser for bedriften

For at en oppsigelse skal være lovlig, må arbeidsgiver vurdere om dårlig arbeidsutførelse har ført til konkrete og målbare konsekvenser for virksomheten. Selv om det ikke nødvendigvis kreves dokumentasjon, og oppsigelse ikke er utelukket selv om virksomheten ikke har lidd direkte skade, er dette et viktig moment i den helhetlige vurderingen av om arbeidsforholdet kan opprettholdes. Eksempler på slike konsekvenser kan være:

1. Økonomiske tap: For eksempel en regnskapsfører som gjør feil som fører til økonomisk tap for selskapet eller selskapets kunder.
2. Driftsforstyrrelser: En prosjektleder som ikke leverer til rett tid, noe som påvirker andre avdelinger og forsinker hele prosjektet.
3. Negativ påvirkning på arbeidsmiljøet: En ansatt som mangler engasjement og ikke samarbeider effektivt, noe som demotiverer kollegaer og kan redusere produktiviteten på arbeidsplassen.
   • Arbeidstakers stilling og rolleforventninger

Når en oppsigelse på bakgrunn av dårlig arbeidsutførelse vurderes, må arbeidsgiver ta hensyn til arbeidstakerens stilling og rolle i virksomheten. For ansatte i lederposisjoner eller nøkkelroller kan kravene til prestasjon og ansvar være høyere, og konsekvensene av dårlig arbeidsutførelse kan være mer alvorlige for virksomheten. På den annen side kan en lang ansettelsestid eller en stilling med mindre ansvar innebære at terskelen for oppsigelse er høyere.

Viktige faktorer å vurdere i denne sammenhengen:

1. Lederansvar og nøkkelroller: For ledere eller ansatte i kritiske posisjoner kan prestasjonskravene være strengere, og arbeidsgiver har kanskje mindre rom for å akseptere vedvarende svikt. Eksempelvis kan en prosjektleder eller leder med ansvar for viktige beslutninger ha et større ansvar for å levere resultater, og dårlig prestasjon kan ha mer umiddelbare konsekvenser for virksomheten.
2. Lang ansettelsestid: En arbeidstaker som har vært ansatt i mange år kan ha en høyere terskel for oppsigelse, spesielt hvis vedkommende har en solid historikk og har bidratt til virksomheten på en betydelig måte over tid.
3. Stillingsnivå og arbeidsoppgaver: Jo mer spesifikke og tekniske arbeidsoppgaver, desto mer kan det være rom for å vurdere tilrettelegging eller opplæring. På den annen side kan ansatte i roller som krever høyere grad av selvstendighet og initiativ forvente strengere krav til prestasjon.

• Vurdering av alternative løsninger

Før en oppsigelse vurderes, må arbeidsgiver ha vurdert alternative løsninger for å håndtere dårlig arbeidsutførelse. Det er ikke nødvendigvis et krav at disse løsningene har blitt forsøkt, men de må ha blitt vurdert som muligheter før oppsigelsen kan anses som saklig. I noen tilfeller kan det være at feilene er så alvorlige at alternative løsninger som omplassering eller tilrettelegging ikke er relevante.

Eksempler på alternative løsninger som kan vurderes:

1. Opplæring og veiledning: Hvis dårlig arbeidsutførelse skyldes mangel på ferdigheter, bør arbeidsgiver vurdere om det er hensiktsmessig å tilby opplæring eller utviklingsmuligheter for å hjelpe arbeidstakeren å heve sitt prestasjonsnivå.
2. Omplassering: For visse tilfeller, hvor feilene er knyttet til spesifikke arbeidsoppgaver, kan arbeidsgiver vurdere omplassering til en rolle som bedre passer arbeidstakerens ferdigheter og evner. Men dersom feilene er av en så alvorlig karakter at de umuliggjør videre ansettelse, kan omplassering være irrelevant.
3. Endring av arbeidsoppgaver: I tilfeller hvor en ansatt har problemer med bestemte arbeidsoppgaver, kan det være en løsning å justere ansvarsområdene slik at de passer bedre til arbeidstakerens evner.
4. Tilrettelegging: Dersom helseproblemer eller andre forhold påvirker prestasjonen, kan arbeidsgiver vurdere tilrettelegging av arbeidsforholdene, som redusert arbeidstid eller justering av arbeidsoppgaver, i samsvar med arbeidsmiljøloven § 4-6.

Sykefravær og varsling i oppfølgingsprosessen

Oppfølging av dårlig arbeidsutførelse kan føre til sykefravær eller varsling, og slike hendelser kan ha flere årsaker. Det er viktig å vurdere om sykefraværet eller varslingen er direkte knyttet til oppfølgingsprosessen, eller om det skyldes andre faktorer som helseproblemer, arbeidsmiljøforhold eller personlige utfordringer. Arbeidsgiver må håndtere disse situasjonene med forsiktighet og vurdere dem grundig..

• Sykefravær som konsekvens av oppfølging:

Når sykefravær oppstår som følge av oppfølgingsprosessen, kan det være et tegn på at arbeidstakeren opplever stress eller press. Dette er ikke nødvendigvis et tegn på at arbeidstakeren unngår ansvar, men snarere et signal om at arbeidsforholdene kan ha en negativ påvirkning på helse og trivsel. Arbeidsgiver har et ansvar for å tilby tilrettelegging dersom helseproblemer påvirker arbeidsevnen, som for eksempel ved å justere arbeidsoppgaver, tilby redusert arbeidstid eller gjøre nødvendige endringer i arbeidsforholdene for å støtte arbeidstakeren.

• Hvordan håndtere sykefravær i oppfølgingsprosessen:

Når sykefravær oppstår i forbindelse med oppfølging, bør arbeidsgiver håndtere situasjonen med omsorg og forsiktighet. Det er viktig å vurdere om sykefraværet er relatert til arbeidsforholdene, uten at det nødvendigvis krever en endring av oppfølgingsprosessen. Her er noen praktiske trinn:

1. Vurder årsaken: Arbeidsgiver bør vurdere om sykefraværet kan være relatert til stress eller arbeidsmiljøfaktorer som følge av oppfølgingsprosessen, men uten å anta dette automatisk.
2. Tilrettelegging: Dersom helseproblemer påvirker arbeidsevnen, kan arbeidsgiver tilby tilrettelegging som redusert arbeidstid, justering av arbeidsoppgaver eller fleksible arbeidsforhold, for å støtte arbeidstakeren uten å avspore prosessen.
3. Kommunikasjon: Arbeidsgiver bør ha åpen og støttende kommunikasjon med arbeidstakeren for å sikre at de føler seg ivaretatt, samtidig som de får den nødvendige informasjonen om arbeidskravene.
4. Dokumentasjon: Det er viktig at alle tilretteleggingstiltak og samtaler dokumenteres, slik at prosessen skjer på en transparent og rettferdig måte.
   • Arbeidstakerens rettigheter ved varsling i oppfølgingsprosessen

Når arbeidstakeren varsler om forhold som kan påvirke arbeidsutførelsen under oppfølgingsprosessen, har de rett til beskyttelse mot gjengjeldelse. Det er viktig å merke seg at ikke alle varsler nødvendigvis gir rett til varslingsvern. Varslingen kan dreie seg om arbeidsmiljøforhold, helseproblemer eller andre faktorer som påvirker arbeidsevnen, men det betyr ikke automatisk at forholdene er kritikkverdige eller gir grunnlag for varslingsvern.

• Beskyttelse mot gjengjeldelse: Arbeidstakeren har rett til å varsle uten å frykte negative konsekvenser som følge av varslingen. Selv om varslingen ikke nødvendigvis gir rett til varslingsvern, skal arbeidsgiver sikre at arbeidstakeren ikke blir straffet eller utsatt for negative konsekvenser.
• Rettferdig behandling: Arbeidsgiver skal behandle varslingen rettferdig og vurdere om den gjelder kritikkverdige forhold som kvalifiserer for beskyttelse under varslingsvernet. Oppfølgingsprosessen kan fortsette selv om det er en varsling, forutsatt at den ikke berører forhold som krever umiddelbar handling.
• Dokumentasjon og oppfølging: Arbeidsgiver bør dokumentere hvordan varslingen håndteres og følge opp varslingen på en strukturert måte. Selv om varslingen ikke nødvendigvis stopper oppfølgingen, må arbeidsgiver sørge for at nødvendige tiltak blir iverksatt og at varselet blir undersøkt på saklig og korrekt vis.
• Varslingsrutiner: Arbeidsgiver skal ha klare og kjente rutiner for hvordan varsler skal behandles. Rutinene bør sikre at varsler behandles på en rettferdig og grundig måte.

• Når varsling skjer under oppfølgingsprosessen:

• Vurdering av varslingen: Dersom varslingen skjer som følge av tilbakemeldinger eller krav i oppfølgingsprosessen, bør arbeidsgiver vurdere om disse forholdene er kritikkverdige, eller om de har hatt en negativ innvirkning på arbeidstakerens helse eller arbeidsmiljø. Dersom kravene er berettigede vil ikke en oppfølgning i seg selv anses som kritikkverdig, men være et utslag av arbeidsgivers styringsrett.
• Oppfølgingen kan fortsette: Oppfølgingsprosessen kan fortsatt pågå, selv om varsling har blitt gjort. Arbeidsgiver må sikre at prosessen fortsetter på en korrekt og konstruktiv måte, og at det ikke tas negative tiltak mot arbeidstakeren på grunn av varslingen.

Arbeidsgivers plikter når oppsigelse vurderes

Når arbeidsgiver vurderer oppsigelse som følge av dårlig arbeidsutførelse, har de en rekke plikter som må oppfylles for at oppsigelsen skal være lovlig. Arbeidsgiver må sikre at prosessen er saklig, korrekt og i tråd med arbeidsmiljøloven. Her er noen viktige plikter arbeidsgiver har i oppsigelsesprosessen:

1. Dokumentasjon: Arbeidsgiver bør kunne dokumentere de relevante hendelser og tilbakemeldinger som fører til vurderingen om oppsigelse. Dette kan inkludere dokumentasjon på prestasjonsproblemer, tilbakemeldinger, samt eventuelle møter og samtaler som har funnet sted.
2. Vurdering av alternative løsninger: Før oppsigelse vurderes, må arbeidsgiver ha vurdert andre mulige løsninger, som tilrettelegging, opplæring eller omplassering. Hvis disse alternativene ikke er realistiske eller tilstrekkelige, bør det komme tydelig frem hvorfor oppsigelse anses som den eneste løsningen.
3. Drøftingsmøte: Arbeidsgiver skal gjennomføre et drøftingsmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1 med arbeidstakeren før oppsigelsen besluttes, hvor arbeidstakeren får mulighet til å forklare seg og komme med sine synspunkter. Dette er en viktig del av prosessen for å sikre at oppsigelsen er saklig og at arbeidstakerens rettigheter blir ivaretatt.
4. Saklig grunnlag: Oppsigelsen må ha et saklig grunnlag, og arbeidsgiver må vurdere om arbeidstakerens arbeidsutførelse er tilstrekkelig dårlig for å rettferdiggjøre oppsigelse. Terskelen for oppsigelse er høy, og det kreves at svikten er tilstrekkelig alvorlig og er dokumentert.
5. Vurdering av arbeidstakerens stilling: Arbeidsgiver må ta hensyn til arbeidstakerens stilling og arbeidsoppgaver. Ledere eller ansatte i nøkkelroller kan ha strengere prestasjonskrav, mens for andre ansatte kan alternative løsninger være mer hensiktsmessige.
6. Formriktig oppsigelse: Oppsigelsen må være skriftlig og inneholde nødvendige detaljer om grunnlaget for oppsigelsen, samt informasjon om arbeidstakerens rettigheter, inkludert retten til å få en skriftlig begrunnelse hvis ønskelig. Dette sikrer at oppsigelsen er i samsvar med arbeidsmiljøloven § 15-4.

4.1. Arbeidstakerens rettigheter etter oppsigelse

Når oppsigelse er gjennomført, har arbeidstakeren flere rettigheter som arbeidsgiver må respektere i henhold til arbeidsmiljøloven. Dette punktet beskriver arbeidstakerens rettigheter etter at oppsigelsen er fattet, og hva arbeidsgiver er forpliktet til å gjøre.

1. Oppsigelsestid:
   Arbeidstakeren har rett til oppsigelsestid, som varierer avhengig av ansettelsestid og kontrakt. Oppsigelsestiden skal overholdes, og arbeidstakeren kan ikke fristilles umiddelbart uten avtale. Dersom arbeidsgiver ønsker det, kan de tilby fritak for arbeidsplikt i oppsigelsestiden, men arbeidstaker har fortsatt krav på lønn og andre rettigheter i denne perioden.
2. Rett til å bestride oppsigelsen:
   Arbeidstakeren har rett til å bestride oppsigelsen dersom de mener at den er usaklig. De kan kreve at oppsigelsen blir vurdert av tingretten ved anleggelse av søksmål. Dersom oppsigelsen blir vurdert som usaklig, kan arbeidstakeren ha krav på erstatning eller gjenopptakelse i stillingen.
3. Rett til forhandlingsmøte:
   Arbeidstakeren har rett til å be om et forhandlingsmøte etter oppsigelsen, der de kan diskutere eventuelle alternative løsninger, for eksempel økonomisk kompensasjon eller muligheter for forlik. Dette gir begge parter mulighet til å bli enige før eventuelle rettslige skritt tas.
4. Frister for søksmål om ugyldighet og erstatning:
   Arbeidstakeren har rett til å søke om ugyldighet av oppsigelsen eller kreve erstatning dersom de mener oppsigelsen er usaklig. Fristen for å reise søksmål ved ugyldighet og erstatning er 8 uker fra arbeidstakeren mottok oppsigelsen eller eventuelt forhandlingsmøte ble avholdt, jf. arbeidsmiljøloven § 17-4. Dersom arbeidstakeren kun krever erstatning er søksmålsfristen 6 måneder.

Bistand fra Dalan Advokatfirma DA

Dersom du har spørsmål eller trenger juridisk bistand i forbindelse med oppsigelse, arbeidsrettslige spørsmål eller andre relaterte temaer, er Dalan Advokatfirma her for å hjelpe. Vi har lang erfaring med arbeidsrett og kan bistå både arbeidsgivere og arbeidstakere med rådgivning, forhandlinger og rettslig behandling.

Ta gjerne kontakt med meg direkte på e-post: jervell@dalan.no, eller via vår generelle e-postadresse post@dalan.no. Vi kan også kontaktes via chat eller telefon for en uforpliktende vurdering av saken.

Vi tilbyr profesjonell bistand for å sikre at prosessen skjer på en rettferdig og lovlig måte, og at dine rettigheter ivaretas gjennom hele prosessen.