Med arbeidsrettslig granskning menes en arbeidsgiverinitiert undersøkelse med siktemål å avklare hvorvidt det er begått ulovligheter eller kritikkverdige forhold som relaterer seg til arbeidsgivers virksomhet. Granskningsoppdraget skal som regel ikke bare påvise forholdene som berettiger granskning, men analysere årsaker og foreslå tiltak for å bringe disse forholdene til opphør. Granskning kan omfatte vurdering av ansvar – helt ned på individnivå.
Granskning er noe arbeidsgiver kan beslutte i kraft av den såkalte styringsretten. Slike undersøkelser er likevel ikke uproblematiske. Granskning reiser bl.a. vanskelige spørsmål knyttet til enkeltansattes eller andres private rettigheter, herunder rett til privatliv, personvern og rettferdig rettergang. Arbeidstakere har også krav på forsvarlig arbeidsmiljø og at arbeidsgiver opptrer korrekt og ryddig. Disse mothensynene har medført at granskninger, og gjennomføring av granskningsoppdraget har blitt mer formalisert ved at det er trukket opp lovregler og generelle retningslinjer for granskningsoppdraget. Et eksempel på det er Advokatforeningens retningslinjer for granskning. Videre må lovkrav overholdes, f.eks. etter arbeidsmiljøloven og personvernlovgivningen.
En arbeidsrettslig granskning vil kunne forestås av advokater med særlig kompetanse innenfor arbeidsrett, personvern og compliance. Det vil ofte også kunne være aktuelt å trekke på annen kompetanse, for eksempel ved at det engasjeres revisorer, psykologer mv. Interne ressurser som tilsatte, verneombud og tillitsvalgte vil også kunne være viktig å trekke på samt bedriftshelsetjenesten.
Dalan advokatfirma forestår granskningsoppdrag samt bistår berørte interesser i forbindelse med granskningsprosesser. Kvalifisert juridisk bistand er ofte en nødvendighet.
Når oppstår behovet for granskning?
Det kan være vanskelig for virksomheten å avgjøre hvorvidt det er behov for gransking, eller ikke. Omstendigheter som kan utløse granskning kan være mistanker om;
- økonomiske misligheter og ulovligheter, for eksempel underslag, korrupsjon mv,
- regelbrudd, herunder brudd på offentligrettslige bestemmelser,
- brudd på ansvarsnormer, gjerne på et slikt vis at arbeidsgiver risikerer å eksponere seg for ansvar,
- arbeidsmiljørelaterte problemer, herunder trakassering, diskriminering og mobbing, eller
brudd på HMS-krav, herunder ulykker og nestenulykker,
En granskning kan være egeninitiert av arbeidsgiver eller basere seg på mer eller mindre formaliserte eksterne eller interne krav. Eksempler på dette er varsling fra ansatte og påtrykk fra tredjeparter som kunder eller andre forretningsforbindelser, offentlige myndigheter, media mv.
Hvem beslutter granskning?
Beslutning om granskning er en virksomhetsbeslutning som tilkommer arbeidsgiver. Beslutningen treffes av det organet som har myndighet til å treffe beslutningen. Dette vil avhenge av virksomhetens organisering. I aksjeselskaper vil styret alltid kunne beslutte granskning, jf. aksjeloven § 6-12. Men det kan ofte også være daglig leder, såfremt beslutningen faller innenfor såkalt «daglig ledelse», jf. aksjeloven § 6-14. Beslutninger om granskning vil også i bestemte tilfeller kunne treffes på mellomledernivå, avhengig av bl.a. virksomhetens organisatoriske oppbygning, virksomhetens størrelse og omfanget og betydningen av granskningen.
Styret vil som nevnt alltid ha myndighet til å treffe beslutning om granskning. Dette er utslag av at styret forvalter selskapet og har et tilsynsansvar.
Det foreligger her også en særregel om at styret har plikt til å iverksette undersøkelser dersom dette kreves av én eller flere styremedlemmer, jf. aksjeloven § 6-12 (4). Styremedlemmers krav om granskning kan avslås av styret som sådan ved flertallsbeslutning, hvis undersøkelsene knytter seg til forhold som åpenbart er uten interesse for styrevervet eller hvis kostnadene forbundet med undersøkelsene klart vil stå i misforhold med betydningen av de forholdene som ønskes avklart.
Videre vil aksjonærer som representerer 10 prosent av aksjekapitalen under visse omstendigheter kunne kreve granskning av «selskapets stiftelse, forvaltning eller nærmere angitte forhold ved forvaltningen eller regnskapene», se aksjeloven § 5-25 annet ledd.
Når er det aktuelt med ekstern granskning?
På hvilket vis undersøkelsene gjennomføres, herunder om undersøkelsene utføres internt ved selskapets egne ansatte eller eksternt gjennom granskning, tilfaller styret å beslutte, alternativt daglig leder eller annet relevant organet som granskningsbeslutningen måtte høre innunder.
Det kan være vanskelig å avgjøre når forholdet skal undersøkes internt og når det er aktuelt med ekstern granskning. Advokatforeningens retningslinjer fastslår her at ekstern granskning kun besluttes når dette fremstår som det mest aktuelle alternativet, jf. retningslinjene pkt. 1.1. En slutning av dette vil nok være at ekstern granskning ikke gjennomføres såfremt formålet kan oppnås på mindre inngripende vis enn ved ekstern granskning.
Det vil derfor nesten alltid være hensiktsmessig med en intern forundersøkelse, før ekstern granskning settes i verk. Slik forundersøkelse kan bestå av intervjuprosesser med personer med kjennskap til saken samt dokumentasjonsgjennomgang. Såfremt saken foranlediges av varsel i arbeidsmiljølovens forstand, må varslingssaken uttredes i samsvar med bedriftens varslingsrutiner og arbeidsmiljølovens varslingsregler.
Nærmere om granskningsmandatet
Når selskapet bestiller granskning, er det naturlig at bestillingen nedfelles i et granskningsmandat. Granskningsmandatet sammenholdt oppdragsbekreftelsen vil danne det kontraktuelle utgangspunktet for granskningsoppdragets arbeid.
Arbeidsgivers granskningsmandat kan skriftlig berøre,
- granskningsarbeidets rammer, herunder hvilke faktisk og juridiske forhold som søkes avklart,
- sammensetningen av ressurspersoner som involveres av gransker,
- tidsmessige rammer for granskningsarbeidet,
- granskers forhold til oppdragsgiver, herunder at gransker skal være uavhengig av oppdragsgiver og andre berørte parter, samt
- godtgjøringsmetode, for eksempel etter medgått tid til forhåndsangitt timepris eller basert på fastpriselementer.
Granskningsoppdragets oppstart
Ved oppstart av granskning bør det gransker utarbeide retningslinjer for granskningsarbeidet. Det er her enkelte forhold som bør berøres;
- ivaretakelse av rettigheter til informasjon, innsyn, kontradiksjon samt øvrige rettigheter til berørte parter,
- angivelse av tidsrammer og ressursbruk,
- metodebruk for informasjonsinnhenting,
- forhold og avklaring av grensesnitt til eventuelle parallelle prosesser (for eksempel pågående forvaltningsrevisjon, politietterforskning mv)
Berørte parters rettigheter (retten til kontradiksjon, innsyn og forsvarlig og korrekt behandling)
Hvilke parter som anses som «berørt» beror i utgangspunktet på en konkret vurdering. Forarbeidene til lov om offentlig undersøkelseskommisjoner, NOU 2009:9, definerer «den berørte» som den som får sitt forhold undersøkt av granskningsutvalget.
Forhold knyttet til berørte parters rett til innsyn, kontradiksjon og ivaretagelse av personvern, bør avklares i retningslinjene for granskningsarbeidet. Det vil være naturlig med innsyn og kontradiksjon i den utstrekning dette lar seg forene med granskningsarbeidet. Rett til innsyn vil også kunne følge av lovgivning, som personvernlovgivningen.
Ettersom granskningsarbeidet utøves i forlengelse av arbeidsgivers styringsrett, vil utøvelsen måtte utøves på et saklig og korrekt vis. Dette vil stille krav til at arbeidstakere eller andre som måtte berøres av granskningsarbeidet, blir behandlet på en ryddig og korrekt måte, samt at det tas rimelig hensyn til eventuelle særskilte behov. Dette følger av arbeidsgivers lojalitetsplikt overfor den enkelte ansatte.
Dersom granskningsarbeidet berører straffbare forhold, bør det vises særskilt varsomhet med å konkludere med ansvar. Dette har sammenheng med vernet med uskyldspresumpsjonen. Videre må krav om forklaring, redegjørelser og dokumentutlevering fra berørte parter avklares mot selvinkrimineringsvernet. Det kan her også være begrensninger knyttet til bruk av opplysninger som fremkommer av granskningen i en senere prosess.
I den utstrekning det pågår politietterforskning som helt eller delvis berører forhold som er gjenstand for granskning, bør forholdet til politietterforskningen avklares. Det vil her være viktig at granskningen ikke kommer i konflikt med politiets arbeid.
Granskningen avslutning – granskningsrapporten
Granskningen avsluttes normalt sett med at det gis en granskningsrapport. Granskningsrapporten vil normalt inneholde,
- formål og mandat for granskningsoppdraget
- metodebruk for gjennomføringen av oppdraget
- beskrivelse av faktum, herunder de eventuelle avvik som foranlediget granskningen med årsaken for disse; samt
Granskningen vil normalt avsluttes ved avgivelse av granskningsrapporten. Såfremt det opprettet særskilt granskningsutvalg i anledning granskningen, vil dette utvalget normalt oppløses.
En granskning kan lede til arbeidsrettslige reaksjoner overfor enkeltansatte som advarsel, oppsigelse eller avskjed. I tilfelle det kan dreie seg straffbare forhold, vil dette normalt videresendes til politiet for eventuell videre oppfølgning.
